Ergonomia jest nauką o pracy, ale sam termin kojarzony jest z optymalizacją warunków działalności zawodowej do psychofizycznych zdolności pracownika. W większości wypadków pojęcie ergonomii stanowiska pracy jest pojęciem nieznanym, w najlepszym razie do końca kojarzonym z rzeczywistymi możliwościami, gdy tymczasem ergonomiczne warunki pracy to przede wszystkim zdrowie, niższe koszty pracy i tym samym większe zyski. Ergonomia danego układu bądź sytuacji to porządek, ale w różnych warunkach pojęcie porządku różnie się kształtuje co wynika przede wszystkim z właściwej każdemu indywidualności. Warto więc zadbać o porządek w miejscu pracy, kluczem jest oczywiście równowaga.
O wpływie porządku na przebieg dnia pracy myśli się na ogół podczas sprzątania na biurku i w jego otoczeniu, różne typy osobowości preferują różne rodzaje porządku – od nasuwającego podejrzenia o manii po niewidzialny, nazywany bałaganem. Ale największą ergonomią a co za tym idzie pozytywnym wpływem na nasze samopoczucie będzie charakteryzować się układ, w którym na blacie znajdują się tylko niezbędne rzeczy (np. używane jednorazowe kubeczki do nich nie należą). Kolejna sprawa związana jest z tym, że notatniki i segregatory oraz książki są poustawiane pionowo a nie poziomo – łatwiej wówczas w nich coś znaleźć nie zagracając dostępnej przestrzeni. Przestrzeń z kolei warto odpowiednio zagospodarować – należy do niej nie tylko samo biurko ale i otoczenie, stojące w pobliżu pudła i nie używane stołki oraz przestrzeń pod biurkiem. Czy dla optymalizacji warunków pracy to wystarczy? Owszem, ale przyda się jeszcze przestrzegać kilku zasad związanych już z samą realizacją zadań.
Przede wszystkim trzeba zapisywać każde zadanie – każde, nawet najprostsze. To nie tylko sposób na radzenie sobie z obowiązkami i planowanie czasu ale także metoda na odciążenie umysłu. System nerwowy gorzej radzi sobie z zapamiętywaniem zaś lepiej z działaniami twórczymi i wymagającymi kreatywności. Jeśli zapisywanie zadań stanie się nawykiem, praca staje się lżejsza ponieważ to co nie zostało zapisane nie musi zostać zrobione. Do zapisywania zadań, bez względu na to czy ma to być sprawdzenie maili od kontrahentów, czy zajęcie się przesłanymi materiałami do projektu warto dodać zasadę trzech minut. Niektórzy mówią o pięciu, inni o dwóch bez względu na to jednak ile ich miałoby być realizację zadań ułatwia reguła, która mówi że jeśli jakieś zadanie jest na tyle proste by miało zająć mniej niż trzy minuty, należy wykonać je od razu. Jeśli zajmie dłużej – należy je dopisać do listy zadań i zaplanować termin wykonania.
Kolejna sprawa to podobieństwo naszego biurka do pulpitu naszego komputera. Warto grupować ikony w folderach, tak żeby tapeta – najlepiej w jakiś uspokajającym zestawie kolorów – mogła dawać naszej podświadomości stałe inspirujące oparcie. Analogicznie trzeba postąpić w przypadku skrzynki mailowej – usuwać niepotrzebne wiadomości, archiwizować te do których być może trzeba będzie wrócić, pozostałe umieszczać w dedykowanych folderach korzystając przy tym z etykiet. Im mniej wiadomości w folderze z mailami przychodzącymi tym łatwiej ogarnąć całą pocztę.
Ostatnia kwestia dotyczy odpoczynku. Pracę najlepiej wykonywać w krótkich porcjach czasu, na przykład 30-minutowych. Warto użyć do tego minutnika i po każdym sygnale zrobić sobie przerwę długości pięciu minut. W tym czasie można zrobić sobie kawę, przejść się, wyjrzeć przez okno. Po minięciu czterech takich cykli odpoczynek powinien trwać około 20-25 minut. Umysł przyzwyczajony do cyklicznej pracy i naturalnie do niej uwarunkowany będzie radzić sobie z zadaniami lepiej i szybciej.
Powyższe wskazówki uporządkowania miejsca i dnia pracy są kombinacją zasad ergonomii koncepcyjnej i korekcyjnej. Pierwsza zakłada likwidowanie zagrożeń środowiskowych i dostosowywanie środowiska pracy do możliwości osoby pracującej, druga zajmuje się analizą stanowisk pod kątem możliwości psychofizycznych pracownika. Zastosowanie tej drugiej można zaobserwować w dążeniach do zmniejszenia czasu pracy, zdobyczą pierwszej są rady dotyczące porządku na biurku i pulpicie komputera. Tym jednak co najważniejsze – jak wspomnieliśmy na wstępie – jest równowaga. Rzadko pracujemy samotnie, warto od czasu do czasu pomyśleć jak nasze postępowanie wpływa na kondycję współpracowników. Pozostając z nimi w niezdrowej relacji, na przykład nie doceniając ich wkładu w realizację swoich zadań wpływamy negatywnie na kondycję całej firmy, co prędzej czy później uderzy w nas samych. Brak wyczucia równowagi w przypadku pojedynczego pracownika zagraża ergonomii systemu całej firmy, wspiera je jednak utrzymywanie porządku w swoim planie zadań i w najbliższym otoczeniu. Podczas najbliższego dnia czystego biurka warto się nad tym poważnie zastanowić.
Nieprzestrzeganie zasad ergonomii grozi utratą zdrowia, o ile jednak nad higieną, lub bezpieczeństwem technicznym środowiska pracy czuwają zwykle przepisy, o tyle o niektóre drobiazgi jak czyszczenie klawiatury czy dbałość o prawidłowość swojej postawy musimy zatroszczyć się sami. W przyszłości wszystko zaprocentuje.
Krzysztof Sadecki