Jesteś przedsiębiorcą? Wciąż brak ci czasu? Zdarzyło ci się zapomnieć o umówionym spotkaniu? Nie możesz wdrożyć w życie nowego projektu, bo twoją uwagę rozprasza odbieranie nieustannie dzwoniących telefonów, odpisywanie na maile czy tworzenie kolejnej grafiki na post? Czas to zmienić i skorzystać z usług profesjonalistki – wirtualnej asystentki. Tajniki tej profesji zdradza nasz ekspert, Gosia Galbas!
Każdy przedsiębiorca, bez względu na to, czy prowadzi jednoosobową działalność, czy znacznie większą firmę, może mieć poczucie, że potrzebuje dodatkowego wsparcia dla swojego biznesu. Kogoś operatywnego i komunikatywnego, kto mógłby zająć się sprawami organizacyjnymi i nie tylko! Z drugiej jednak strony, dobrze by było, aby taka doraźna pomoc nie wiązała się z koniecznością stworzenia nowego etatu i ponoszenia wszystkich niezbędnych kosztów związanych z takim działaniem. Wypracowanie idealnego rozwiązania na tej płaszczyźnie jest możliwe, wystarczy skorzystać z usług wirtualnej asystentki.
To profesja, która stosunkowo niedawno zaczęła rozwijać się w naszym kraju, jednak od wybuchu pandemii jej popularność wciąż rośnie. Dlaczego? Wirtualna asystentka, w wielkim skrócie, pracując zdalnie, pomoże uporządkować firmowe sprawy, działając na wielu różnorodnych obszarach. Przede wszystkim wsparcie wirtualnej asystentki okaże się przydatne przy projektach online, takich jak: kampanie sprzedażowe, zarządzanie sklepem internetowym czy marketing mediów społecznościowych. Wirtualna asystentka może też zająć się kompleksową obsługą klienta; zarówno telefoniczną, jak i mailową. Tę funkcję przedsiębiorca doceni już w pierwszej godzinie wykonywania usługi, gdy wreszcie będzie już mógł skupić się na ważnych dla siebie aspektach pracy, zamiast odbierać liczne telefony czy prowadzić korespondencję mailową.
– Korzystanie z pomocy wirtualnej asystentki pozwoli skupić się na ważnych, skalowalnych zadaniach, które przyczyniają się do rozwoju firmy. Właściciel firmy, aby iść do przodu, powinien przecież skoncentrować się na zadaniach strategicznych a nie wykonawczych. Te zadania wykonawcze może wykonać właśnie asystentka – mówi Gosia Galbas, organizatorka szkoleń dla wirtualnych asystentek. – Zatrudnienie fachowej pomocy pozwoli przedsiębiorcy na koncentracji na zadaniach, które tak naprawdę lubi robić. Przedsiębiorca nie musi być „od wszystkiego”, też ma jakieś słabsze punkty. Może np. nie lubić robić grafik, więc po co ma się nad tym męczyć i stresować? Niech rozwija swoje mocne strony!
Jednak to nie koniec zadań wirtualnej asystentki: może ona przygotować research na dany temat, pomóc przy stronie internetowej (np. w dodaniu artykułu blogowego), zmontować podcast czy nawet koordynować pracę zespołu (gdzie wchodzi ona już w kompetencje project managera). Wiele osób oferujących takie usługi zajmuje się również stroną marketingową firmy: prowadzi konta w mediach społecznościowych, opracowuje grafiki, pisze posty na bloga, a także efektywnie i kreatywnie zarządza stroną internetową, przygotowuje raporty biznesowe, a nawet pomaga wejść na zagraniczne rynki, oferując swoje wsparcie w zakresie komunikacji w językach obcych. Takimi umiejętnościami może pochwalić się Gosia Galbas, znana w przestrzeni internetowej jako Przedsiębiorcza Joginka:
– Skończyłam studia na kierunku “Master Studies in Finance” w języku angielskim oraz dużo podróżowałam po świecie i dzięki temu znam ten język. W trakcie nauki byłam przez rok na Erasmusie w Niemczech, a od 2010 roku mieszkam i pracowałam w Austrii, dlatego niemieckim też władam na bardzo dobrym poziomie. Z kolei hiszpańskiego nauczyłam się najpierw w pracy (w jednej korporacji obsługiwałam klientów niemieckich oraz hiszpańskich), a później udoskonaliłam z moim mężem, który jest Hiszpanem. Ponadto, sama nauczyłam się języka francuskiego na poziomie A2/B1. W trakcie studiów uczyłam się też rosyjskiego i nawet używałam go podczas moich praktyk w ambasadzie w Tallinnie. Zetknęłam się też z językiem włoskim, ale jest dla mnie zbyt podobny do hiszpańskiego. Jeśli chodzi o języki, to u mnie sprawdza się metoda “learning by doing”, czyli po prostu jestem w danym kraju i mówię – opowiada Gosia Galbas.
Korzyści wynikające z zatrudnienia osoby panującej nad tyloma obszarami są nie do przecenienia! Przede wszystkim każdy właściciel firmy decydując się na takie rozwiązanie, oszczędza czas, gdyż jego głowę nie zaprzątają już bieżące sprawy, czy obsługa firmowej skrzynki, może więc skupić się na naprawdę istotnych kwestiach. Inne oszczędności dotyczą strony finansowej. Organizując dodatkowy etat w firmie trzeba przecież liczyć się ze sporymi kosztami, których nie ponosimy decydując się na korzystanie z usług profesjonalnej asystentki. Ponadto, gdy wsparcia udziela osoba mogąca poszczycić się szerokim wachlarzem umiejętności, oszczędzamy po wielokroć: nie musimy przecież szukać osobno tłumacza języka obcego, specjalisty od spraw marketingowych czy grafika komputerowego… Oczywiście, wszystko zależy od hierarchii zadań, które mamy do oddelegowania. Wirtualna asystentka może prowadzić konto firmowe w języku niemieckim, ale nie przetłumaczy pisma urzędowego, ponieważ nie ma do tego uprawnień. Mimo wszystko, jest to bardzo dobre rozwiązanie dla małego biznesu on-line, gdzie jedna osoba nie będzie w stanie zrobić wszystkiego i jeszcze skalować biznes.
– Korzystanie z pomocy wirtualnej asystentki pozwala na danie sobie przyzwolenia na odpoczynek, który jest nieodzowną częścią pracy. Jedna osoba nie jest w stanie zrobić wszystkiego i po prostu się wypali – mówi Gosia Galbas. – Z wirtualną asystentką można też tworzyć burzę mózgów, ponieważ zna ona różne branże, ich strategie i zawsze można liczyć na jej cenne rady w tym zakresie.
W dobie Internetu łatwo jest znaleźć osobę do wsparcia biznesu. Należy jednak na początku zastanowić się: „jakie zadania chcę oddelegować?” oraz „w jaki sposób zamierzam współpracować z asystentką?”. Wiele z nas ma na początku trudności z oddelegowaniem zadań. Trzeba się tego nauczyć. Dlatego taka współpraca zaowocuje po wielokroć, ponieważ uczy nowych umiejętności zarządczych i przedsiębiorczych. A to nie jest takie łatwe!
Wsparcie wirtualnej asystentki to nieoceniona pomoc osoby rzetelnej, kompetentnej i mogącej pochwalić się wieloma umiejętnościami. Warto rozważyć tę opcję, by móc w spokoju koncentrować się nad rozwojem firmy. To zaprocentuje!