Inteligentne biuro to takie, które dostosowuje się do pracownika, dzięki czemu sprzyja wykonywaniu obowiązków służbowych i pozwala skupić się wyłącznie na pracy, gdyż inne czynniki zostają zaspokojone automatycznie. Wdrożenie koncepcji Smart Office przekłada się na optymalizację efektywności pracy, oferuje lepszą i bardziej profesjonalną obsługę klientów, obniża koszty, a także usprawnia komunikację i podejmowanie decyzji biznesowych. Inteligentne biuro jest również ekologiczne.
Komfort przede wszystkim
Do najbardziej powszechnych kłopotów w open space należy ryzyko rozproszenia uwagi przez innych pracowników. Smart offices są zaprojektowane z myślą o ludziach i ich komforcie – obfituje w strefy odpoczynku, kawiarnie i prywatne miejsca spotkań. Jest również bezpieczne, wykorzystuje technologie, takie jak VPN, które zapewnia ochronę sprzętu i danych. Celem smart office jest motywacja do pracy i stworzenie warunków przypominających otoczenie domowe.
Inteligentne biuro zapamiętuje, o której godzinie pracownicy przyjeżdżają do biura i kilka minut wcześniej włącza klimatyzację, dostosowaną do temperatury na zewnątrz. Nikt nie musi zatem tracić czasu na codzienne dostosowywanie grzejników. Inteligentne biuro potrafi również „wyrzucić” pracowników z miejsca pracy pod koniec dnia, zmniejszając koszty ekonomiczne i społeczne dla przedsiębiorcy, na przykład o 18:00 klimatyzacja stopniowo lub natychmiast wyłącza się, a światła same ściemniają.
Technologie pozwalają także na instalację centrali alarmowej, czyli aplikacji za pomocą której można zdalnie zamknąć biuro. Jeśli ktoś wejdzie przez drzwi lub przez okno, właściciel natychmiast otrzyma stosowne powiadomienie na telefon komórkowy. Zdalne monitorowanie, nadzór wideo, czujniki ruchu i karty dostępu albo wejścia biometryczne są już powszechnie dostępne we współczesnych zabezpieczeniach korporacyjnych, a firmy coraz częściej próbują wdrażać nowsze technologie, jak rozpoznawanie twarzy.
Inteligentne biuro również w domu
Pewne elementy smart office można również przełożyć na środowisko domowe podczas trwania powszechnego home office, spowodowanego pandemią koronawirusa. Pierwszym krokiem tworzenia domowego biura jest określenie miejsca na podstawie oświetlenia. Rano światło powinno być nieco mocniejsze i naturalne, ponieważ gdy organizm zatrzymuje produkcję hormonu regulującego sen melatoniny, łatwiej się budzi.
Najlepiej też odwrócić monitor komputera w stronę okna, dzięki czemu o zmierzchu odbicie słońca nie będzie przeszkadzać w pracy, ani zmuszać do regulacji jasności lub kontrastu czy zmiany pozycji. Wieczorem warto rozważyć specjalne inteligentne żarówki, które same zmieniają natężenie światła w zależności od pory dnia. Równie ważna będzie cyrkulacja powietrza. Mimo że warto wyznaczyć stałe miejsce pracy, czasem zmiana otoczenia i przerwanie monotonii pomoże odświeżyć umysł.
W dobie technologii coraz popularniejsi stają się wirtualni asystenci, a także wykorzystanie systemów inteligentnego oświetlenia i ogrzewania, które automatyzują poziom temperatury i natężenia światła w oparciu o codzienne czynności użytkowników. Jest to nie tylko wygodne, ale pomaga oszczędzić zużycie energii cieplnej i stanowi rozwiązanie ekologiczne. Również wspomniane w przypadku biur automatyczne przyciemnianie światła pod koniec dnia pracy pomoże zachować równowagę pomiędzy życiem prywatnym i pracą również podczas home office.