Magdalena Nowak: Szacunek do organizatora – masz czy nie?

Niejednokrotnie borykam się z dylematem – organizować coś czy olać, zostawić… A niech się męczą inni… Znowu tysiące maili, telefonów, do ostatniej chwili zmiany… a wszystko dlatego, ze chcesz ludzi ze sobą zintegrować, wyedukować, coś ciekawego im pokazać.

 

 

 

 

Każdy kto podejmował się organizacji czegokolwiek doskonale wie jak to wygląda, zwłaszcza jak trzeba wypośrodkować w swoim działaniu pomiędzy tych wiecznie narzekających, tych zadowolonych, tych co obgadają i tych co będą dziękowali. Każde przedsięwzięcie to opracowanie planu, strategii…. To godziny spędzone nad zbieraniem adresów e-mail, telefonów, adresów stacjonarnych…

Czy zaprosić Prezydenta? A może i Marszałka, a co z Wojewodą? A może jakąś „gwiazdę wieczoru”? Czy zadbać o catering czy tylko serwis kawowy? A może dać alkohol i dania obiadowe? A może wszystko razem? A ile godzin przeznaczyć? A skąd wziąć obsługę? A może jak będzie bez alkoholu to nie przyjdą? O której godzinie zacząć? A ile czasu ma trwać?

I jeszcze milion innych pytań jakie za każdym razem sobie zadajesz….

Potem zaczyna się – a na ile osób mam to liczyć? Skąd mam wziąć sponsorów? Do kogo z tym iść? Kto zrobi reklamę? Czy „po znajomości” czy może trzeba będzie zapłacić? A zaproszenia? A czy mailem czy telefonicznie czy jak……?

Mnóstwo dylematów za każdym razem. Wszystko zależy od tego jakiego rodzaju spotkanie/event czy imprezę chcesz zorganizować.

Czy płatna czy nie, a po ile policzyć? Czy ten z tym to przyjdzie a tamten nie czy też przyjdą wszyscy?

Dochodzisz w tym momencie do etapu gdzie – powiedzmy, że wiesz co, wiesz z kim i wiesz kiedy i jak – czy to już jest wszystko? …… NIE BO DOPIERO SIĘ ZACZYNAJĄ KOLEJNE SCHODY….

Organizacja czegokolwiek to wielopłaszczyznowe działania – i wtedy kiedy już myślisz, że jest ok okazuje się, że….. prelegent przypomniał sobie, że musi być gdzie indziej, a inny się pochorował a jeszcze inny się spóźni lub nie dojedzie…

I znowu zmiany – a może kogoś na zastępstwo, a reklama już zrobiona a znowu jestem w czarnej dupie.

To wszystko to dopiero początek – przechodzisz bowiem do etapu, gdzie zaczynasz wysyłać zaproszenia do osób – oficjeli, ba nawet zaniesiesz do biura! Wysyłasz setki maili, wiadomości na Messenger, WhatsApp a nawet pakujesz pisemne zaproszenia gdzie w każdym z nich dajesz dopisek – „Prosimy o potwierdzenie obecności, ilości osób z Państwa organizacji najpóźniej do dnia…”.

I co?

I się nie doczekasz. Dlaczego? Moim zdaniem dlatego, że ci do których wysłałeś po prostu nie maja w sobie na tyle kultury, żeby z grzeczności odpisać chociażby zwykłe uprzejme „Dziękujemy za zaproszenie, jednakże z racjo natłoku obowiązków nie będziemy w stanie przybyć na spotkanie”. Proste? Jednakże wielu to przez palce nie przechodzi. Nawet to, że mają sekretarki, czy telefony pod ręką napisanie tak krótkiego tekstu sprawia im trudność…. A Ty czekasz….

Czekasz i nie wiesz dalej na ile osób masz zamawiać catering, na ile obiad, na ile alkohol. Jeszcze pół biedy jak się wzięło opłatę przed i ktoś nie przyjechał ale jeśli nie? To jedzenia masz nadmiar i potem nie wiadomo co z nim zrobić – pakować, wyrzucać? A jak zamówię za mało? To potem będzie obciach, obgadają, że nie umiesz organizować.

Więc poświęcasz kolejny swój czas i znowu dzwonisz, wysyłasz maile….. zamiast skupić się na czymś innym.

Ktoś kto nie organizował nigdy żadnego przedsięwzięcia nie ma pojęcia ile to czasu zajmuje, ile telefonów, rozmów, pytań,…. A niekiedy w ostatniej chwili zmian w prezentacji czy „grania na żywo” bo „nagle” coś „wypadło”…

Z szacunku do takich ludzi do ich trudu związanego z organizacją ZAWSZE ODPOWIADAM NA ZAPROSZENIE! Zawsze! I jeśli potwierdzam swoją obecność to jestem. Dlaczego? Dlatego, że wiem jak to oszczędza czas i ułatwia pracę.

Dlatego, że ci wobec których tak robię później mnie zapraszają na kolejne spotkania bo wiedzą, że „jestem solidna firma” i jak mówię, że „będę” to znaczy że będę.

Czy to takie trudne odpisać, odpowiedzieć i być? Dla mnie nie. Bo wiem, ile to organizatora kosztuje nerwów, czasu i wiem, że równie dobrze zamiast tego, mógłby sobie spędzić czas chociażby z rodziną.

Taka organizacja to niekiedy „wycięcie” takiej osoby na wiele godzin z normalnego życia. Zarzucenie jej pracą wyczerpująca ponad stan. I za to jestem wdzięczna za każdym razem, kiedy tylko mogę być zaproszona, posłuchać, obejrzeć i podziękować – bo wiem, że słowa wdzięczności nie kosztują nic a znaczą bardzo wiele.

Czasem w ramach wdzięczności możesz przecież pokazać w social mediach gdzie byłeś, jaki był temat spotkania, eventu czy wieczoru. Co zobaczyłeś, kogo znanego widziałeś albo jaki był temat konferencji i co z niej „wyniosłeś” dla siebie. Czy to Cię tak wiele kosztuje? NIE a jednocześnie budujesz tym swoja markę, pokazujesz swoje wartości, zainteresowania…

Ty jesteś już dawno w domu, dawno zająłeś się czymś innym a organizator jeszcze „sprząta” – musi się rozliczyć, dopilnować, żeby wszystko było w porządku, żeby nie było żadnych szkód. Wszystko niby się skończyło, ale tak naprawdę to zajmuje jeszcze kilka dni.

Pytanie czy było warto?

A jak jest u Ciebie?

Masz w sobie szacunek dla organizatorów i ich pracy? Odpowiadasz na zaproszenia czy jesteś osobą do której wręcz kilkanaście razy trzeba dzwonić i pytać czy przyjdziesz? Czy potwierdzasz a nie przychodzisz?

A może sam coś zorganizuj, żeby poczuć na własnej skórze jak to jest?

Magdalena Nowak