Firmy inwestują ogromną energię w rekrutację, onboarding i rozwój talentów, ale to właśnie ostatni dzień współpracy często najmocniej zapada pracownikom w pamięć. I to on może zdecydować, czy odejdą jako ambasadorzy organizacji, czy jako jej krytycy. Według raportu Gallup State of the Global Workplace 2024 ponad połowa pracowników rozważa zmianę pracy, a doświadczenie odejścia ma ogromny wpływ na to, jak oceniają swojego pracodawcę. Te same badania wskazują również, że aż 70% poziomu zaangażowania pracownika zależy od jego menedżera. To oznacza jedno: rozmowa o odejściu, feedback udzielany wcześniej i sposób przeprowadzenia procesu offboardingu mają realny wpływ na nastroje zespołu, poczucie bezpieczeństwa oraz reputację całej organizacji.
Pożegnanie pracownika jako wizytówka organizacji
Rozstanie z pracownikiem to moment silnie nacechowany emocjami, dlatego sposób jego przeprowadzenia ma bezpośredni wpływ na to, jak firma jest postrzegana zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Niespójna lub nieodpowiednio przygotowana komunikacja może prowadzić do niepotrzebnych napięć, niejasności czy spadku poczucia bezpieczeństwa i zaufania w zespołach.
Offboarding nie jest procesem jednorodnym, przebiega zupełnie inaczej, gdy decyzja o odejściu leży po stronie pracownika, a inaczej, gdy to pracodawca inicjuje rozstanie. Każdy z tych scenariuszy wymaga innego podejścia i odpowiednio dobranej komunikacji, której jakość w dużej mierze determinuje, jak organizacja będzie oceniana przez obecnych i przyszłych pracowników.
Gdy decyzję podejmuje pracodawca – kluczowa jest komunikacja menedżera
Proces rozstania wygląda inaczej, gdy jego inicjatorem jest organizacja. Sytuacje te wymagają szczególnej uważności, ponieważ pojedyncze zwolnienia, w przeciwieństwie do dużych restrukturyzacji, rzadko są objęte gotowymi procedurami.
– „Zupełnie inaczej wygląda offboarding pracownika, który sam decyduje o odejściu, a inaczej wtedy, gdy decyzja jest po stronie organizacji. W przypadku decyzji pracodawcy kluczowe jest to, czy wcześniej prowadzony był rzetelny feedback. W pojedynczych rozstaniach jakość komunikacji zależy bezpośrednio od menedżera” – podkreśla Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.
Ekspertka dodaje również:
– „Wbrew pozorom łatwiej jest budować komunikację w dużych procesach restrukturyzacyjnych, bo organizacje mają gotowe procedury i programy outplacementowe. Największym wyzwaniem są indywidualne rozstania, gdzie każdy błąd komunikacyjny wpływa na cały zespół”.
Gdy decyzja leży po stronie pracownika – dlaczego warto dociekać przyczyn?
Badania nad rotacją pracowników pokazują, że brak możliwości rozwoju oraz jakość relacji z bezpośrednim przełożonym należą do najczęściej wskazywanych powodów odejść z organizacji. Wiele sytuacji prowadzących do rezygnacji pracownika można jednak przewidzieć i im przeciwdziałać. Co istotne, liczne analizy potwierdzają również, że sama wysokość wynagrodzenia rzadko jest jedynym czynnikiem decydującym o zmianie pracy. Pracownicy znacznie częściej pozostają w organizacji, jeśli mają dobre relacje w zespole i z przełożonym, czują się doceniani i widzą realną perspektywę rozwoju.
– „Zachęcam, by dział HR dociekał prawdziwych powodów odejścia. Exit interview to ogromna szansa na poznanie realnych przyczyn rotacji. Jednocześnie musimy pamiętać o tych, którzy zostają, zwłaszcza, że nie wszystkie powody odejścia możemy ujawniać, np. ze względu na RODO” – zauważa Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.
To ma znaczenie
Rozstanie to moment, który pracownicy pamiętają bardzo długo. Dlatego szacunek i symboliczne gesty – wspólne podsumowanie pracy, podziękowanie czy drobny upominek realnie wpływają na to, jak będą mówić o firmie.
– „Niezależnie od tego, kto podjął decyzję o odejściu, warto pożegnać pracownika. Zwłaszcza osoby, które wiele wniosły do organizacji. Taki gest wzmacnia kulturę i pokazuje, że jesteśmy dojrzali w naszych działaniach” – dodaje Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.
Kompleksowe wsparcie w procesie offboardingu
Technologia OstendiHR zapewnia organizacjom kompleksowe wsparcie w całym procesie offboardingu, pozwalając automatyzować powtarzalne zadania i zachować pełną kontrolę nad każdym etapem odejścia pracownika. Platforma porządkuje formalności dzięki wbudowanym checklistom, przypomnieniom i obiegom zadań, co znacząco odciąża działy HR i minimalizuje ryzyko pomyłek – od zwrotu sprzętu po kompletowanie dokumentów. Równocześnie umożliwia prowadzenie systemowych exit interview, które w sposób uporządkowany zbierają dane o przyczynach odejść, analizują trendy rotacyjne i wskazują obszary wymagające działań naprawczych. W przypadku większej liczby rozstań rozwiązanie wspiera także procesy outplacementowe, udostępniając pracownikom materiały szkoleniowe, automatyczne komunikaty oraz narzędzia do monitorowania ich aktywności i postępów.
– „OstendiHR daje organizacjom pewność, że proces offboardingu jest pełny, uporządkowany i zgodny ze standardami. To ogromna oszczędność czasu dla działów HR, ale przede wszystkim – inwestycja w kulturę i reputację firmy” – podkreśla Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.