Jak wprowadzić automatyzację procesów do firmy? Rozmowa z Olgą Wilczyńską

Konieczność efektywnego zarządzania czasem, zasobami i kosztami staje się współcześnie kluczowym wyzwaniem dla przedsiębiorstw w każdej branży. W odpowiedzi na te wyzwania coraz więcej firm sięga po automatyzację procesów jako sposób na optymalizację działalności i zwiększenie konkurencyjności. Automatyzacja procesów, czyli wykorzystanie technologii do zastępowania powtarzalnych, manualnych zadań procesami zautomatyzowanymi, staje się nie tylko narzędziem do oszczędności czasu i zasobów, ale również kluczowym elementem strategii rozwoju firmy.

 

 

 

 

 

Ilona Adamska: O automatyzacji mówi się ostatnio bardzo dużo. Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów w działalności firmy?

Olga Wilczyńska:  Uważam, że jedna z najważniejszych korzyści, to uwolnienie kreatywności zespołu. To nie tylko kwestia oszczędności czasu, lecz także odkrycie nowych możliwości rozwoju i innowacji w firmie. Kiedy pracownicy są zwolnieni z rutynowych i powtarzalnych zadań, mogą skoncentrować się na bardziej wartościowych działaniach, które rzeczywiście mogą przynieść wzrost sprzedaży i poprawę obsługi klienta.

Kiedy zdejmiemy z barków właściciela firmy lub członków zespołu zadania, które są monotonne i powtarzalne, to odzyskują oni czas na kreatywne myślenie oraz na zadania, które mogą przynieść więcej korzyści dla firmy, takich jak np.: wzrost sprzedaży.

Na przykład, dzięki automatyzacji systemu CRM, zespół sprzedażowy może skupić się na budowaniu relacji z klientami i identyfikowaniu nowych możliwości sprzedażowych, zamiast tracić czas na ręczne wprowadzanie danych czy monitorowanie interakcji z klientami. Zadowolony klient częściej dokonuje powtórnych zakupów i poleca firmę innym, co przekłada się właśnie na wzrost sprzedaży oraz zwiększenie lojalności klientów.

Automatyzacje mają realny wpływ na zwiększenie sprzedaży w wielu firmach oraz na zwiększenie satysfakcji z obsługi klienta, co przekłada się na kolejne zakupy u pozyskanego klienta.

W jakich obszarach działalności, firma może zastosować automatyzację procesów? Kiedy nam się to przydaje?

W zasadzie w każdej firmie są procesy, które można zautomatyzować. Niestety wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jakie mamy obecnie możliwości automatyzacji lub kojarzą automatyzację z chatbotem na Instagramie.

Najczęściej automatyzujemy zadania z zakresu, księgowości, marketingu, sprzedaży oraz obsługi klienta. Obecnie najbardziej popularne są automatycznie wystawiane FV przez samych klientów w procesie zakupowym, które również same się wysyłają na wskazany e-mail; automatyczne wypełnianie się grupy lookalike na Facebooku danymi naszych klientów, dzięki czemu nasze reklamy są bardziej efektywne; przesyłanie leadów do systemu CRM wraz z wysyłką  smsów i e-maili po zostawieniu kontaktu przez potencjalnego klienta, co pomaga zarządzać sprzedażą i ją usprawniać i wiele innych.Dlatego też, aby wykorzystać pełen potencjał automatyzacji, właściciele firm powinni otworzyć się na nowe możliwości i eksplorować różnorodność narzędzi oraz strategii dostępnych na rynku.

Automatyzacja procesów to także klucz do osiągnięcia konkurencyjnej przewagi i dynamicznego rozwoju firmy w erze cyfrowej.

Firmy czy osoby, zawsze mają różne obiekcje, lub boją się zmian. Jakie są główne wyzwania związane z wdrożeniem automatyzacji procesów?

Myślę, że najtrudniejszy etap, to ustalenie co można zautomatyzować, usprawnić i jak to zrobić. Często zgłaszają się do mojego zespołu osoby z zapytaniem o automatyzację np.: procesów powiadomień o zaległych płatnościach, a finalnie okazuje się, że możemy usprawnić dużo więcej procesów.

Właściciele firm obawiają się również procesu ustawiania i łączenia programów w całość. Faktycznie, jak ktoś nie jest techniczną osobą może mieć z tym problem, ale zawsze można zdelegować audyt procesów i wdrożenie automatyzacji firmie zewnętrznej. Kolejna obawa, dotyczy braku technicznej osoby w zespole, która będzie nanosić zmiany np.: w treściach automatyzacji. Prostym rozwiązaniem jest przeszkolenie wybranej osoby lub wykupienie usługi supportu automatyzacji. jest to niewielka inwestycja, a może przynieść wiele dobrego firmie.

Wdrożenie automatyzacji procesów może spotkać się również z oporem ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się utraty pracy lub zmiany sposobu pracy. Ważne jest, aby zapewnić odpowiednie szkolenia i wsparcie, aby zminimalizować ten opór i ułatwić przejście na nowy sposób działania.

W sumie, wdrożenie automatyzacji procesów wymaga starannego planowania, odpowiedniego zarządzania zmianą i ciągłego dostosowywania się do zmieniających się warunków biznesowych i technologicznych.

Jakie procesy zawsze warto automatyzować? Podaj przykłady.

Szczerze, to warto zautomatyzować wszystkie powtarzalne zadania. Każda firma powinna mieć spisane procesy, na podstawie których są wdrażani nowi pracownicy. Analiza tych procesów często ułatwia wybór narzędzi oraz obszarów automatyzacji. Naszym zadaniem, jest wdrażać automatyzacje, które usprawnią pracę zespołu i uwolnią ich czas oraz zwiększają ich efektywność a tym samym wyniki. Automatyzacje mają wspierać rozwój biznesu i pomóc go skalować.

Zacznij od automatyzacji:

  • Wystawiania i wysyłania FV
  • Nadawania dostępu do produktów cyfrowych
  • Przypomnienia o płatnościach – windykacji
  • Automatycznie generowanych umów
  • Automatycznie generowanych ofert sprzedażowych
  • Automatycznie generowanych podsumowań z krótkich rozmów sprzedażowych
  • Wysyłki wiadomości do nowych leadów
  • Wypełniania grup reklamowych na Facebooku
  • Wysyłka ścieżki e-maili po zapisie na wybraną listę

Jesteś ekspertką od sprzedaży. Znasz różne techniki, wzorce zachowań. Jak z punktu widzenia sprzedaży, automatyzacja może poprawić sprzedaż w firmie?

To zależy jaką formę sprzedaży mamy w swoim biznesie. W jednej z moich firm sprzedaż odbywa się na podstawie kontaktu telefonicznego. Potencjalny klient zostawia na naszej stronie numer telefonu, po wysłaniu formularza natychmiast otrzymuje sms z informacjami, które mają na celu zatrzymać go w procesie sprzedaży. W tym samym czasie, ten kontakt jest przesyłany do systemu CRM, gdzie moi sprzedawcy mają już podstawowe informacje z formularza i mogą podjąć próbę kontaktu z potencjalnym klientem. W sprzedaży często czas reakcji ma kluczowe znaczenie, dlatego nieważne o której godzinie potencjalny klient rozważa zakup twoich usług powinien otrzymać informację zwrotną po złożeniu zapytania; może to być sms, e-mail lub odpowiedź od bota na naszym fanpage’u.

Czy istnieją potencjalne ryzyka związane z automatyzacją procesów?

Większość automatyzacji opiera się na narzędziach no-code lub low-code i faktycznie może zdarzyć się jakiś problem techniczny i automatyzacja przestanie działać, ale ja zawsze porównuję to do tego, że częściej jakiś członek zespołu będzie na chorobowym lub urlopie, niż automatyzacja będzie miała błąd.

Nie każdy zespół jest gotowy na zmiany, dlatego też trzeba mieć na uwadze ewentualne przeszkolenie jednego członka zespołu lub całego zespołu z narzędzi wykorzystanych przy automatyzacji, aby szybko usunąć ewentualne usterki lub korzystać z usługi supportu automatyzacji.

Jakie są najlepsze praktyki w zarządzaniu zmianą podczas wdrażania automatyzacji procesów?

Podczas wdrażania automatyzacji procesów istnieje kilka kluczowych praktyk w zarządzaniu zmianą, które mogą zapewnić sukces projektu i minimalizację oporu ze strony pracowników. Ja do tego podchodzę indywidualnie zawsze. Jednak są pewne czynniki, zachowania, które sprawdzają się w wielu branżach.

Pierwszym krokiem jest zapewnienie jasnej i ciągłej komunikacji na temat celów, korzyści i postępów projektu, co pomaga zaangażować pracowników i zwiększyć ich akceptację zmian. Najlepszą praktyką w zarządzaniu każdą zmianą, jest rozmowa z zespołem, dlaczego z punktu widzenia rozwoju firmy oraz wsparcia dla zespołu ważna jest zmiana. Przedstawienie korzyści z automatyzacji oraz przedstawianie planu i zadań w trakcie i po zmianie również będzie pomocne w procesie.

Następnie warto zapewnić odpowiednie szkolenia i wsparcie dla pracowników, aby zwiększyć ich kompetencje w obszarze nowych technologii i narzędzi. Rozpoznanie i zrozumienie obaw oraz reakcji pracowników jest także kluczowe, dlatego warto zorganizować spotkania, na których mogą one swobodnie wyrazić swoje opinie.

Pilotażowanie nowych rozwiązań w małej skali pozwala na identyfikację potencjalnych problemów przed pełnym wdrożeniem, a zarządzanie oczekiwaniami pomaga uniknąć nadmiernych obietnic lub zbyt pesymistycznych prognoz. Wsparcie ze strony przywództwa firmy oraz regularne monitorowanie postępów projektu i reakcji pracowników są kluczowe dla sukcesu projektu. Docenianie wysiłku i osiągnięć pracowników motywuje do dalszego zaangażowania i akceptacji nowych rozwiązań. Dbałość o te praktyki pozwala na skuteczne zarządzanie zmianą i osiągnięcie zamierzonych celów wdrożenia automatyzacji procesów.

Dziękuję za rozmowę.

 

Olga WilczyńskaEkspertka ds sprzedaży i rozwoju firm

 Posiada szeroką wiedzę i doświadczenie biznesowe, specjalizuje się w zrozumieniu mechanizmów oraz w tworzeniu realistycznych planów sprzedażowych. Pomaga innym budować działy sprzedaży, tworzyć strategie sprzedażowe i automatyzować procesy. Jej doświadczenie obejmuje także tworzenie treści sprzedażowych i marketingowych, oraz kształtowanie lejków sprzedażowych dla różnorodnych produktów i usług.

Dzięki zdolnościom w budowaniu zespołów i procesów, przyczyniła się do sukcesu kilkudziesięciu firm z branży EDU oraz IT. Jej osiągnięcia obejmują także tworzenie programów do zarządzania oraz raportowania. Regularnie prowadzi szkolenia i warsztaty tematyczne. Jako prelegentka i współautorka publikacji z zakresu rozwoju biznesu, dzieli się swoją wiedzą na różnego rodzaju wydarzeniach branżowych, inspirując innych do osiągania sukcesu. Jej umiejętności oraz zaangażowanie w rozwój przedsiębiorczości sprawiają, że jest poszukiwanym ekspertem w dziedzinie biznesu online. Jest także współautorką książki „Zarabiaj więcej.”, oraz wydawcą magazynu „Lider Branży”.

www.olgawilczynska.pl

kontakt@olgawilczynska.pl

Instagram: https://www.instagram.com/olga_wilczynska_

 Linkedin: https://www.linkedin.com/in/olga-wilczy%C5%84ska-702a0615a/

 

 

Nikt jeszcze nie skomentował

Pozostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

I.D. MEDIA AGENCJA WYDAWNICZO-PROMOCYJNA

info@idmedia.pl
tel. +48 609 225 829


redakcja@ikmag.pl

 

Magazyn kobiet spełnionych,

Śledź na: