Zadaniem każdej agencji zajmującej się organizacją eventów jest stworzenie wyjątkowego wydarzenia, które zaskoczy gości i na długo pozostanie w ich pamięci. W tym celu „branża” coraz częściej sięga po narzędzia IT, które nie tylko przyczyniają się do profesjonalizacji, ale mają również wiele innych innowacyjnych zastosowań.
Przede wszystkim event jest wizytówką marki, która go organizuje. Wszystko musi być perfekcyjne i dopięte na ostatni guzik, a czasem nawet najdrobniejsze potknięcie może pozostawić olbrzymią skazę na wizerunku firmy. Dodatkowo każdego dnia dziennikarze eksperci oraz przedstawiciele firm czy instytucji publicznych, uczestniczą w dziesiątkach konferencji. Ile spośród nich zapadnie w pamięci uczestników na długo? Z pewnością niewiele, a na tym właśnie z całą pewnością zależy Klientowi, który angażuje często niemałe środki.
– Do niedawna odpowiedzią na te potrzeby były: lokalizacja, scenografia, multimedia, animowane prezentacje, atrakcje wydarzenia, dobre jedzenie, gift packi oraz goście specjalni. Te rozwiązania stały się jednak szybko minimalnym standardem, który spotykamy już wszędzie, przez co eventy stają się coraz mniej różnorodne. Dlatego nasi event managerowie chętnie szukają nowych rozwiązań i innowacyjności tak, by zainspirować Klienta i zaskoczyć gości – mówi Monika Szczęsna z Agencji BTC.
Obecnie coraz większą rolę zaczynają odgrywać narzędzia IT dla branży eventowej. Są to między innymi systemy rejestracyjne powiązane z aplikacjami przeglądarkowymi, umożliwiające wysyłanie do uczestników czy organizatorów powiadomień push-alert, elektroniczne systemy do pobierania i wysyłania materiałów konferencyjnych oraz marketingowych, a także narzędzia służące do networkingu. Pojawienie się na rynku takich rozwiązań dedykowanych dla agencji eventowych daje nowe możliwości osobom, które poszukują innowacyjnych rozwiązań.
O zmianach w obszarze eventowym opowiada Zuzanna Sprycha, CEO firmy Connectto:
– To prawda. Coraz więcej agencji decyduje się na zastąpienie standardowych rozwiązań innowacyjnymi narzędziami IT. Po pierwsze ich zastosowanie i wykorzystanie w praktyce wpływa o wiele bardziej profesjonalnie na postrzeganie wydarzenia przez uczestników. Konferencja czy event staje się dla nich bardziej przyjazny i intuicyjny, począwszy od etapu rejestracji, przez powiadomienia o wszelkich zmianach, aż do momentu wyjścia i pobrania materiałów elektronicznych. Co więcej, jest to również ogromne ułatwienie i usprawnienie pracy dla samego organizatora. Kontrola nad ruchem uczestników, możliwość kierowania nim, bieżący podgląd na statystyki obecności, a co najważniejsze możliwość gromadzenia i analizowania danych, co jest nieocenioną funkcjonalnością w kontekście planowania kolejnych imprez.
Jednak nowe technologie w służbie eventowców to także sprawdzone narzędzie sprzedażowe. To co dziś jest niezwykle istotne dla działów marketingowych wielu firm to zbieranie leadów. – Organizacja eventów, zwłaszcza typu road-show jest dla naszych Klientów bardzo ważnych elementem strategii, ale poza wizerunkowym aspektem bardzo ważne, o ile nie najważniejsze, jest także dotarcie do grupy docelowej. Rozwiązania IT Connectto, z których korzystamy, pozwalają nam w sposób efektywny zbierać kontakty do potencjalnych konsumentów. To bardzo ważne z naszego punktu widzenia narzędzie, dzięki któremu możemy później realizować działania sprzedażowe – podkreśla Izabela Próchnicka z Agencji H2O.